一文掌握项目经理和PMO线上会议汇报流程规范和注意事项

背景

近日，全国多地突发疫情，很多城市及地区需要居家办公。办公环境的突然改变，让不少项目经理和PMO们感到措手不及，很多原本线下现场拜访、交流和汇报的工作不得已暂停，严重影响了工作推进和项目的进展。

线上交流和汇报应运而生，如何组织和召开一个有结果的项目线上交流/汇报显得至关重要，同时也考验着项目经理的能力和经验。

这里总结一个线上汇报/交流流程规范和注意事项，供大家借鉴参考：

会前准备 会议通知 1. 会议主题明确（一次不超过三个主题） 2. 会议目的清晰（要说明背景是什么？交流目的是什么） 3. 会议时间和地点（时间和地点明确，与关键人多次确认；建议双方参与人各自集中在一起，增加参与感、仪式感） 4. 会议议程（分几个阶段，每个阶段时间安排提前告知） 5. 会议材料准备（相关材料提前准备好，关键人物可考虑提供发放） 6. 参会人员确定（参会人员背景了解，区分技术型/业务型等，可根据参会人员的背景，调整汇报材料内容和重点；如有友商参加需考虑相关材料保密性）

设备准备

1. 会议室预定（有条件选择有钉钉会议摄像头的会议室，可以视频会议；不推荐隔音差、噪声大的会议室，影响会议效果

2.  设备调试（公司与客户设备均需调试，避免出现手机外放等这类操作，影响会议效果）

会前评审和预演（组织内部领导和伙伴） 1. 汇报材料评审

1）陈述背景

2）对齐目标

3）评审汇报材料

4）最终确认框架，完成材料修改和完善

2. 汇报过程预演

1） 设备调试

2）主持人开场介绍

3）汇报人汇报

4）模拟双方交流，内部讨论客户可能会提出的问题及最佳回复（内部提前确认好，实际过程中问题的主要应答人）

会中控制 1. 主持人开场介绍 1） 介绍背景，在什么情况下组织汇报交流 2）介绍会议目的，交流解决什么问题/达成什么目标 3）介绍会议议程，同步后续讨论事宜 2. 汇报人进行汇报和演示 现场驻场伙伴和场外小伙伴相互配合。观察现场的气氛，对于客户不敢兴趣的点传递回来，快速带过；感兴趣的内容可深入交流。 3.  主持人过程衔接（主持人做好过程中的衔接，避免冷场，可提前演练） 4. 双方互动交流时间（如何让客户愿意发言、互动） 1）提前调研，收集客户关注点，汇报中重点介绍 2）材料提前发放，如提前发放小册子、资料 3）现场人员可以提前沟通，找到1-2个”自己“人 4）倾听客户问题，回复问题要准确、专业，不拖泥带水 5）听懂言外之意，引导客户了解感兴趣的点，为下一次交流做好铺垫

会后追踪 1. 材料发放（给关键领导发放汇报材料，并注意版权保护如打水印等） 2. 如果有待办工作，形成会议纪要，专人督办 3. 趁热打铁，尽快安排下一次重要汇报/事宜/关键里程碑等

疫情无常，人有情。如何组织一个有效的线上汇报/交流影响因素很多。在这样一个VUCA时代，对项目经理也提出新的要求和挑战，也需要进行长期的积累和锻炼。